Pełna księgowość dla spółki z o.o., na czym to polega krok po kroku?

Pełna księgowość dla spółki z o.o. w praktyce to comiesięczny cykl: zbieranie dokumentów, księgowanie ich w księgach handlowych, rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS, a raz w roku zamknięcie ksiąg i sprawozdanie finansowe. W Laboratorium Podatkowe Tax-Lab prowadzimy ten proces dla spółek z Tarnowa na co dzień i wiemy, że zarząd rzadko pyta o definicję z ustawy. Częściej chce wiedzieć, co konkretnie dzieje się z jego dokumentami po tym, jak trafią do biura. Rozkładamy to poniżej na kroki, tak jak faktycznie to wygląda u nas.

Czym właściwie jest pełna księgowość spółki z o.o.?

Pełna księgowość, czyli księgi rachunkowe, to ewidencjonowanie każdej operacji gospodarczej metodą podwójnego zapisu, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Dla spółki z o.o. jest to obowiązek niezależny od wysokości przychodów, w przeciwieństwie do jednoosobowej działalności, która może rozliczać się uproszczoną KPiR.

W praktyce oznacza to prowadzenie księgi głównej, ksiąg pomocniczych, ewidencji środków trwałych i rejestrów VAT. To więcej pracy niż przy KPiR, ale też więcej informacji zarządczej dla właścicieli, bo z ksiąg handlowych da się realnie odczytać kondycję firmy, nie tylko rozliczyć podatek.

Jak wygląda start współpracy, pierwszy miesiąc krok po kroku?

Zaczynamy od kompletu dokumentów spółki (umowa, KRS, dane wspólników) i bilansu otwarcia, jeśli księgowość jest przenoszona z innego biura. Sprawdzamy wtedy, czy poprzednie rozliczenia się zgadzają, zanim przejmiemy odpowiedzialność za księgi dalej.

Równolegle ustalamy sposób przekazywania dokumentów, najczęściej mailowo lub przez wspólny dysk, tak żeby zarząd nie musiał jeździć z fakturami do naszego biura przy Gumniskiej w Tarnowie. Jeśli spółka dopiero rusza i ma braki w zgłoszeniach do US czy ZUS, uzupełniamy je na tym etapie.

Co dzieje się z dokumentami spółki każdego miesiąca?

Faktury sprzedażowe i kosztowe trafiają do nas na bieżąco, my księgujemy je w księgach handlowych i weryfikujemy pod kątem VAT. Przygotowujemy rozliczenie VAT w postaci JPK_V7, miesięcznie lub kwartalnie w zależności od wybranego przez spółkę trybu, oraz wyliczamy zaliczkę na CIT, o ile spółka jest do niej zobowiązana.

Jak mówi Renata, księgowa w Laboratorium Podatkowe Tax-Lab, "spółka najczęściej nie widzi tej pracy, dopóki coś nie zacznie się nie zgadzać, dlatego pilnujemy kompletności dokumentów już na wejściu, a nie dopiero przy zamknięciu miesiąca". Dzięki temu zarząd dostaje gotowe rozliczenie, a nie listę pytań pod koniec miesiąca.

Jakie rozliczenia i sprawozdania przygotowujemy w ciągu roku?

Poza comiesięcznym JPK_V7 i zaliczkami na CIT dochodzi rozliczenie roczne: zamknięcie ksiąg, sporządzenie sprawozdania finansowego i deklaracja CIT-8. Jeśli spółka zatrudnia pracowników, dochodzi jeszcze obsługa kadrowo-płacowa, listy płac i rozliczenia z ZUS.

Cały ten zakres, od bieżącego księgowania po roczne sprawozdanie finansowe, opisujemy szerzej na stronie księgowości dla spółek z o.o. w Tarnowie, razem z tym, co dokładnie bierzemy na siebie przy przejęciu takiej obsługi od zera lub od innego biura.

Od czego zależy koszt pełnej księgowości dla spółki?

Cena zależy przede wszystkim od liczby dokumentów księgowych w miesiącu, tego, czy spółka rozlicza transakcje zagraniczne, i czy zatrudnia pracowników. Widełki są dość szerokie, bo spółka wystawiająca kilkanaście faktur miesięcznie to zupełnie inny nakład pracy niż firma z setką dokumentów i eksportem do kilku krajów.

Nie podajemy sztywnej stawki bez wglądu w skalę działalności, bo to jedyny sposób, żeby wycena rzeczywiście odzwierciedlała ilość pracy, a nie była wróżeniem z fusów.

Dlaczego zarządy spółek w Tarnowie w ogóle zlecają księgowość na zewnątrz?

Tarnowski rynek nie jest mały. Według danych GUS z rejestru REGON w Tarnowie zarejestrowanych jest ponad 1400 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, to najliczniejsza grupa wśród podmiotów posiadających osobowość prawną w mieście. Każda z nich, niezależnie od wielkości, musi z automatu prowadzić pełną księgowość.

Przy takiej skali coraz więcej zarządów woli oddać księgi specjalistom niż zatrudniać własnego księgowego na etat, zwłaszcza przy mniejszych spółkach, gdzie pełen etat księgowej się nie opłaca.

Najczęstsze pytania

Czy pełna księgowość jest obowiązkowa dla każdej spółki z o.o.?

Tak. Spółka z o.o. musi prowadzić księgi rachunkowe niezależnie od wysokości przychodów, wynika to wprost z ustawy o rachunkowości.

Czym różni się pełna księgowość od KPiR?

KPiR to uproszczona ewidencja dostępna dla jednoosobowych działalności i niektórych spółek osobowych. Pełna księgowość rejestruje każdą operację metodą podwójnego zapisu i daje pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy.

Ile trwa przejęcie księgowości spółki od innego biura?

Zwykle kilka dni roboczych, potrzebnych na sprawdzenie bilansu otwarcia i uzgodnienie sposobu przekazywania dokumentów. Więcej czasu zajmuje to tylko wtedy, gdy w poprzednich rozliczeniach trzeba coś wyjaśnić lub uzupełnić.

Czy biuro rachunkowe może reprezentować spółkę przed urzędem skarbowym?

W zakresie bieżących rozliczeń i deklaracji tak. Nie zajmujemy się jednak doradztwem podatkowym, więc przy bardziej złożonych sprawach podatkowych warto skonsultować się dodatkowo ze specjalistą w tej dziedzinie.

Czy cena zależy od liczby faktur? Tak, to jeden z głównych czynników, obok tego, czy spółka rozlicza transakcje zagraniczne i czy zatrudnia pracowników.

Podsumowanie

Jeśli prowadzisz spółkę z o.o. w Tarnowie i szukasz biura, które nie tylko zaksięguje dokumenty, ale też powie wprost, na czym stoisz każdego miesiąca, napisz do nas w Laboratorium Podatkowe Tax-Lab. Chętnie przejrzymy Twoją obecną sytuację i powiemy, jak wyglądałby start współpracy w Twoim przypadku.