Co dokładnie robi biuro rachunkowe? Pełny zakres obsługi

Biuro rachunkowe prowadzi za przedsiębiorcę całą bieżącą księgowość i rozliczenia z urzędem skarbowym oraz ZUS, czyli wszystko, co wynika z przepisów, ale nie wymaga bycia właścicielem firmy przy komputerze codziennie. W Laboratorium Podatkowe Tax-Lab w Tarnowie robimy to od ponad 12 lat i widzimy, że większość osób pytających o zakres usług tak naprawdę chce wiedzieć jedną rzecz: co konkretnie znika z ich głowy po podpisaniu umowy.

Czym w ogóle zajmuje się biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe to firma, która na zlecenie klienta prowadzi księgi podatkowe lub rachunkowe, rozlicza podatki i składki ZUS oraz reprezentuje firmę przed urzędami w sprawach księgowych. Innymi słowy, przejmuje techniczną i formalną stronę prowadzenia dokumentacji finansowej, żeby przedsiębiorca mógł zająć się samą działalnością.

W praktyce oznacza to comiesięczne księgowanie dokumentów, wyliczanie zaliczek na podatek, przygotowanie deklaracji VAT (jeśli firma jest płatnikiem), rozliczenia roczne i bieżący kontakt w sprawach, które akurat się pojawią. U nas obsługa opiera się na stałym kontakcie z jedną osobą prowadzącą klienta, a nie na przekazywaniu sprawy z rąk do rąk.

Jak wygląda księgowość dla jednoosobowej działalności (JDG)?

Dla JDG najczęściej prowadzimy podatkową księgę przychodów i rozchodów albo ryczałt, w zależności od formy opodatkowania. Do tego dochodzą rozliczenia ZUS, deklaracje VAT jeśli dotyczy i doradztwo przy wyborze formy opodatkowania na start.

Z naszego doświadczenia większość początkujących przedsiębiorców w Tarnowie zakłada działalność bez pełnej świadomości, która forma opodatkowania będzie się opłacać przy ich skali przychodów. Dlatego ten etap traktujemy jako część usługi, nie jako coś dodatkowego.

Co się zmienia przy obsłudze spółki?

Spółka to już inny poziom formalności. Pełna księgowość, sprawozdania finansowe, rozliczenia CIT, częściej też obsługa kadrowo-płacowa dla zatrudnionych osób. Dochodzi też więcej terminów i dokumentów do pilnowania w ciągu roku, a błąd kosztuje więcej niż przy jednoosobowej działalności.

Pełny zakres usług dla obu form, wraz z tym co dokładnie wchodzi w skład każdego pakietu, mamy rozpisany na stronie usług Laboratorium Podatkowe Tax-Lab, gdzie można sprawdzić który wariant pasuje do konkretnej sytuacji.

Jak wygląda rozliczanie dochodów z zagranicy?

To temat, który większość biur rachunkowych w Tarnowie pomija na swoich stronach, a pytań o niego nie brakuje, zwłaszcza wśród osób, które pracowały lub nadal pracują za granicą. Rozliczanie dochodów zagranicznych wymaga uwzględnienia umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i prawidłowego przeniesienia zagranicznych zarobków do polskiego zeznania.

Jak mówi Renata, księgowa w Laboratorium Podatkowe Tax-Lab, "najczęstszy błąd to założenie, że dochód rozliczony za granicą nie trzeba już nigdzie wykazywać w Polsce, a to zależy od kraju i metody rozliczenia". Tego typu sprawy prowadzimy regularnie, bo w regionie tarnowskim to dość częsta sytuacja.

Czego biuro rachunkowe nie robi?

Tu warto postawić jasną granicę. Biuro rachunkowe rozlicza i prowadzi księgowość na podstawie obowiązujących przepisów, ale nie jest doradcą podatkowym i nie doradza w sprawach optymalizacji podatkowej czy sporów z urzędem wymagających interpretacji indywidualnej. W takich sytuacjach zawsze mówimy wprost, że warto skonsultować sprawę z doradcą podatkowym.

Ta granica nie jest formalnością. Chodzi o to, żeby klient wiedział, na co może liczyć u nas, a kiedy potrzebuje kogoś innego.

Jak wygląda współpraca na co dzień?

Dokumenty najczęściej trafiają do nas elektronicznie, choć część klientów z Tarnowa, zwłaszcza tych z okolic centrum i Rynku, woli nadal wpaść osobiście przy okazji załatwiania innych spraw w mieście. Obie formy traktujemy tak samo poważnie.

Przy ponad 13 500 podmiotach gospodarczych zarejestrowanych w Tarnowie (źródło: GUS oddział Tarnów, dane Urzędu Miasta Tarnowa) konkurencja o klienta jest spora, więc stawiamy na to, żeby każdy prowadzony przez nas podmiot miał realny kontakt z konkretną osobą, a nie z anonimową „obsługą".

Ile to kosztuje?

Cena zależy od formy działalności, liczby dokumentów miesięcznie i tego, czy dochodzi obsługa kadrowo-płacowa. Nie podajemy sztywnych stawek bez poznania sytuacji klienta, bo firma wystawiająca kilka faktur miesięcznie i spółka z kilkoma pracownikami to zupełnie inny nakład pracy.

Najprościej jest to ustalić w krótkiej rozmowie, w której od razu wskażemy orientacyjny zakres kosztów dopasowany do konkretnej działalności.

Najczęściej zadawane pytania

Czy biuro rachunkowe może reprezentować firmę przed urzędem skarbowym?

Tak, w zakresie spraw księgowych i podatkowych biuro rachunkowe może reprezentować klienta na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, na przykład przy składaniu wyjaśnień do deklaracji.

Czy biuro rachunkowe zajmuje się też kadrami i płacami?

Tak, obsługa kadrowo-płacowa to standardowa część oferty, szczególnie przy spółkach i firmach zatrudniających pracowników. Obejmuje naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia ZUS i dokumentację pracowniczą.

Czym różni się biuro rachunkowe od doradcy podatkowego?

Biuro rachunkowe prowadzi bieżącą księgowość i rozliczenia na podstawie obowiązujących przepisów, a doradca podatkowy zajmuje się interpretacją przepisów, optymalizacją i reprezentacją w sporach podatkowych. To dwie różne role i dwa różne uprawnienia.

Czy warto zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?

Tak, zmiana biura w trakcie roku podatkowego jest możliwa i w praktyce dość częsta. Wymaga przekazania dokumentacji między biurami, ale nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi karami czy formalnościami wobec urzędu.

Czy freelancer rozliczający się z klientami zagranicznymi potrzebuje innej obsługi?

Tak, taka sytuacja zwykle wymaga dodatkowej uwagi przy VAT UE i rozliczaniu przychodów w walucie obcej, więc warto to od razu zgłosić przy pierwszym kontakcie z biurem.

Jeśli zastanawiasz się, czy Wasza sytuacja mieści się w standardowej obsłudze czy wymaga czegoś dodatkowego, najłatwiej to sprawdzić w krótkiej rozmowie. Piszcie albo dzwońcie, chętnie podpowiemy od czego zacząć.